EXIGENCES SYSTÈME
Pour le fonctionnement du logiciel ARUBA, vous devez posséder :
• Un ordinateur IBM ou compatible-IBM et une souris;
• Microsoft Windows® 95, 98 ou Windows® NT;
• Un microprocesseur Pentium;
• 32 MO de mémoire;
• Un disque dur d’au moins 200 MO d’espace libre;
• Un lecteur CÉDÉROM;
• Une imprimante et un télécopieur, ou un modem télécopieur.

NOTE : Le présent logiciel ne sert qu’à commander chez Henry Schein Ash Arcona Inc.

INSTALLATION
Insérez le disque ARUBA dans le lecteur cédérom.

Pour Windows® 3.x:

Sélectionnez « Run » du menu de fichiers du gestionnaire de programmes. Tapez « d:\cdsetup.exe » ou la lettre appropriée à votre lecteur cédérom. Enfoncez la touche « Enter » ou cliquez « OK » et suivez les instructions. Utilisez les valeurs par défaut telles que recommandées. Ceci aidera les techniciens, au besoin.

Pour Windows® 9x ou Windows® NT :

Double-cliquez sur l’icône « My Computer » sur le plan de travail et trouvez l’icône du cédérom. Double-cliquez encore une fois pour ouvrir le fichier et choisir l’icône cdsetup.exe; suivre les instructions. Utilisez les valeurs par défaut recommandées. Ceci aidera les techniciens, au besoin.

Deux installations seront exécutées automatiquement lors du processus d’installation du programme. La première installation sera celle du logiciel lui-même, et la deuxième celle du catalogue des produits dentaires. Le catalogue doit être installé afin d’être en mesure d’utiliser ARUBA.

Si, pour une raison quelconque, le programme setup.exe ne fonctionne pas ou si vous éprouvez d’autres difficultés, veuillez communiquer avec le Service de soutien technique d’ARUBA en composant l’un des numéros ci-dessous.

Ne tentez pas d’installer de nouveau ou de supprimer les fichiers sans d’abord communiquer avec le Service de soutien technique d’ARUBA. Si vous avez un problème avec le logiciel ARUBA, nous nous efforcerons de le résoudre et d’apporter les correctifs nécessaires dans la prochaine version d’ARUBA. Vous pouvez joindre l’équipe du Service de soutien technique aux numéros suivants :

par téléphone au 1-877-550-4422
par télécopieur au 1-877-559-6252

ENREGISTREMENT ET DÉMARRAGE

La première fois que vous démarrez le logiciel ARUBA :

1) Pour exécuter le logiciel ARUBA, cliquez sur le bouton « Démarrer » situé sur la barre des tâches; pointez sur « Programmes » puis cliquez l’icône ARUBA. On vous demandera d’entrer votre numéro d’identification (UserID) et votre mot de passe (Password). Veuillez entrer le numéro d’identification par défaut
« ADMIN » puis « OK ».
2) Pour vous déplacer de la case « UserID » à la case « Password », vous pouvez appuyer sur les touches TAB ou RETOUR. Ensuite, appuyez sur la touche RETOUR ou cliquez sur « OK »;
3) Pour que cette boîte de dialogue ne s’affiche plus, veuillez cocher « Do not display this screen again » et cliquez sur « OK »;
4) ARUBA affichera l’écran d’inscription;
5) Inscrivez les renseignements pour l’expédition (Shipp To) et la facturation (Bill to) dans la boîte de dialogue; il est possible de modifier ultérieurement ces renseignements à l’écran « Order Form » dans « Catalogue ».

1) Ouvrez le menu « Tools » et cliquez sur « User Setup ».
2) Sélectionnez « ADMIN », cliquez ensuite sur le bouton « Copy ». La boîte de dialogue; « Enter New User ID » apparaît.
3) Entrez le numéro d’identification (UserID) et le mot de passe (Password) du nouvel utilisateur. Confirmez le mot de passe en l’inscrivant de nouveau dans l’espace « Confirm Password ».
4) Cliquez sur « OK ».
5) Ouvrez le menu « Tools » et cliquez ensuite sur « System Setup ».
6) Cochez la case « Show the Sign-On dialog at start-up ».
7) Cliquez sur « OK ».

INSCRIPTION DES CODES PERSONNALISÉS
Vous pouvez créer vos propres codes pour les articles du catalogue ARUBA. Pour ajouter vos codes personnalisés, ouvrez le menu « Tools » et cliquez sur « Customized Code Setup » :

1) Cliquez deux fois sur la ligne et entrez le nom que vous souhaitez donner à l’article en question.
2) Appuyez sur la touche TAB et inscrivez le code d’article de Henry Schein Ash Arcona.

Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque code supplémentaire.

3) Cliquez sur « Done » pour valider les entrées, ou sur « Cancel » pour quitter l’écran.

PASSER UNE COMMANDE
Choisissez vos articles.
Henry Schein Ash Arcona offre divers catalogues de matériel dentaire, médical et vétérinaire, en fonction de votre profession de la santé. Chaque catalogue comprend des articles et des produits régulièrement utilisés dans l’exercice de votre profession. Si vous ne trouvez pas un article dans votre catalogue, vous pouvez inscrire cet article en appuyant sur le bouton « Comment » situé sur l’écran « Order Form » dans « Catalogue ».

Ouvrez le catalogue en cliquant sur l’icône « Catalogue ».

Vous verrez apparaître trois rubriques sous la rangée d’icônes :
• Order Form
• Table of Contents
• Products

La rubrique « Order Form » comprend les adresses de facturation et d’expédition du bureau actuellement inscrit ainsi qu’une zone de texte pour insérer un numéro de commande. Utilisez la flèche BAS située à droite de la boîte de dialogue pour afficher les choix possibles. Pour inscrire les articles dont vous connaissez déjà le code d’article de Henry Schein Ash Arcona, cliquez deux fois sur la case article, entrez le code et utilisez les touches RETOUR ou TAB pour passer à la case quantité. Entrez la quantité désirée et appuyez sur RETOUR ou TAB pour ajouter cet article à votre commande. Vous pouvez ajouter d’autres articles en procédant de la même façon.

EFFECTUER UNE RECHERCHE DANS LA TABLE DES MATIÈRES
La rubrique « Table of Contents » vous permet d’effectuer une recherche semblable à celle que vous feriez en consultant le catalogue imprimé de Henry Schein Ash Arcona. Vous sélectionnez un article à partir du catalogue électronique ou du répertoire des articles que vous avez déjà commandés.

1) Cliquez une fois sur le bouton rond pour choisir le groupe de produits que vous
souhaitez consulter : le catalogue ou la liste des articles que vous avez déjà commandés.
2) Cliquez sur la table des matières de votre choix dans la case gauche.
3) Une sélection de sous-tables des matières apparaîtra dans la case droite.
4) Cliquez une fois sur la sous-table désirée et une fois sur le bouton « Select ».
5) L’ordinateur effectuera la recherche et affichera automatiquement votre choix à la
rubrique « Products ».

EFFECTUER UNE RECHERCHE DANS LA RUBRIQUE PRODUITS
La boîte de dialogue de la rubrique « Products » affichera huit produits à la fois. Utilisez les flèches situées à droite de la boîte pour faire défiler la liste. Vous pouvez afficher de l’information supplémentaire en cliquant sur l’un des quatre onglets situés au bas de l’écran.

Description – affiche le code d’article de Henry Schein Ash Arcona et une description de l’article. Le cédérom comprend la photo de nombreux articles. Lorsque la photo est disponible, une icône caméra apparaît à droite de la boîte de description. Vous pouvez cliquer sur cette icône pour faire apparaître la photo de l’article.

Manufacturer – affiche le code d’article de Henry Schein Ash Arcona, le nom du fabricant ainsi que le numéro de pièce ou le numéro d’identification du fabricant.

Price – affiche le code d’article de Henry Schein Ash Arcona ainsi que le prix d’un article ou de plusieurs articles. Note : les prix peuvent varier selon la version électronique utilisée. Ne donne pas le prix de solde courant.

Purchase – affiche le code d’article de Henry Schein Ash Arcona, la quantité totale commandée l’année précédente, la quantité commandée à ce jour pour l’année en cours, les dates des six dernières commandes et les quantités commandées pour votre cabinet.

Le bouton « Find »

Il est possible de trouver des articles supplémentaires en cliquant sur le bouton « Find », situé dans le coin inférieur gauche de la rubrique « Products » et en choisissant des nouveaux critères de recherche. La case située à côté du bouton « Find » affiche les critères utilisés pour effectuer la dernière recherche de produits. La case critères de sélection de la fonction recherche offre deux options :

Catalogue – Cette option permet d’effectuer une recherche parmi tous les articles du catalogue sélectionné.

Purchase History (historique d’achats) – Cette option permet d’effectuer une recherche parmi tous les articles que vous avez déjà commandés dans le catalogue actuel et au bureau. (Note : l’historique n’inclut que les articles achetés pendant l’année en cours et au cours l’année précédente chez Henry Schein Ash Arcona à l’aide du logiciel ARUBA.)

Après avoir choisi l’option désirée, vous pouvez choisir d’effectuer une recherche en fonction de la description de l’article (Item Description), du fabricant ou (Manufacturer), ou d’un des choix de codes d’article (Product Code Selection) – le code d’article de Henry Schein Ash Arcona ou votre code personnalisé. Lorsque votre choix est fait, cliquez sur le bouton « Find » pour lancer votre recherche.

ARUBA offre deux façons d’effectuer une recherche de description. Pour les ordinateurs de 8 Mo ou plus de RAM (mémoire vive), la fonction Fuzzy Search permet de chercher trois mots figurant n’importe où dans une description. Dans le cas des ordinateurs de 4 Mo de RAM, la recherche portera sur le titre commençant par le mot que vous avez inscrit.

Lorsque la boîte de dialogue « Search » paraît à l’écran, elle contiendra déjà les derniers critères de recherche utilisés. Pour effacer ces données, il suffit d’appuyer sur le bouton « Reset ». Pour afficher tous les articles du catalogue contenus dans la rubrique « Products », cliquez sur le bouton « Find », sur le bouton « Reset » et sur le bouton « Find » pour effectuer une recherche sans critère.

EXPÉDIER VOTRE COMMANDE
Lorsque vous êtes prêt à expédier votre commande, cliquez sur l’icône « Print ». Vous pouvez alors faire parvenir votre commande à Henry Schein Ash Arcona en l’expédiant par télécopieur ou par modem télécopieur, selon le matériel que vous possédez. Note : Il ne s’agit pas d’un service de commande en ligne; vous devez donc acheminer votre commande par télécopieur pour que le Service à la clientèle de Henry Schein Ash Arcona puisse la traiter. Télécopieur : 1-877-559-6252

Bien que la marche à suivre pour accéder au module de télécopie d’ARUBA soit la même peu importe le logiciel de communications que vous utilisiez, la navigation et les caractéristiques des divers logiciels de communications peuvent varier considérablement. Veuillez consulter le manuel de l’usager de votre logiciel de télécopie pour en connaître les caractéristiques particulières.

UTILISER L’OPTION DE COMMANDE RAPIDE
L’option de commande rapide permet de remplir rapidement une commande lorsque les codes d’articles et les quantités sont connus. Elle comprend deux colonnes : la colonne « Item Code » et la colonne « Quantity ». Lorsque la boîte de dialogue « Speed Entry » s’affiche, le pointeur se trouve automatiquement dans la première case « Item Code ». La description et le prix ne sont pas affichés.

Pour utiliser l’option de commande rapide :

1) Sélectionner le menu « Speed Entry » du menu déroulant « Order » ou cliquez sur l’icône « Speed Entry » situé sur la barre d’outils;
2) Inscrivez le code d’article de Henry Schein Ash Arcona;
3) Appuyer sur la touche TAB ou RETOUR;
4) Inscrivez la quantité désirée;
5) Répéter les étapes 2 à 4 pour ajouter d’autres articles.

Pour modifier le choix d’un article, sélectionnez l’article en question et inscrivez le nom du nouvel article à commander. Pour supprimer un article, sélectionner l’article en question, appuyez sur la touche SUPPRIMER de votre clavier.

Pour quitter sans sauvegarder, cliquez sur le bouton « Cancel ».

Pour ajouter les articles sélectionnés à votre commande, cliquez sur le bouton « OK ».

Les codes d’articles inscrits à l’aide de l’option d’entrées rapide peuvent être validés une fois inscrits au bon de commande.

LISTES D’ACHATS
La liste d’achats d’ARUBA vous permet de conserver plusieurs listes d’articles commandés fréquemment et des quantités par défaut. Vous pouvez transférer des articles d'une liste d’achats au bon de commande ou vous pouvez y transférer une liste complète. Vous pouvez conserver les quantités par défaut ou les changer manuellement.

Pour créer une nouvelle liste d’achats :

1) Sélectionner « Shopping Lists » du menu déroulant « Order ».
2) Cliquez sur le bouton « New ».
3) Inscrivez le nom de la liste d’achats.
4) Cliquez sur le bouton « OK ».
5) Cliquez sur la petite case intitulée « Item » de la première ligne de la liste
d’achats.
6) Inscrivez le code d’article de Henry Schein Ash Arcona et appuyez sur la touche TAB.
7) Inscrivez la quantité normale (par défaut) pour cet article et appuyez sur la touche TAB.
8) Répétez les étapes 5 à 7 pour ajouter des articles à la liste d’achats.
9) Cliquez sur le bouton « Close » pour quitter la boîte de dialogue « Edit Shopping List ».

1) Pour connaître l’historique des commandes, cliquez sur le bouton « Order History ».
2) Vous verrez dans cette fenêtre votre dernière commande. Utilisez la flèche BAS pour
défiler d’autres commandes.
3) Vous pouvez afficher les détails d’une commande en particulier en cliquant sur la
commande pour la sélectionner et en cliquant ensuite sur le bouton « Details ». Il est
possible de vérifier chaque article de cette façon.

Créer une liste d’achats à partir de l’historique

Vous pouvez créer une liste d’achats à partir de « Order Hist », la fenêtre de l’historique. L’option historique affiche le contenu et l’état de chaque commande passée chez Henry Schein Ash Arcona. Une fois que vous avez passé une commande à l’aide du logiciel ARUBA, elle s’ajoutera à votre historique si vous cliquez sur « Yes » quand une boîte demandant « Add to History? » apparaît à la fin de votre commande.

Utilisez l’option « Shopping List » pour créer des listes de groupes de produits particuliers que vous commandez régulièrement. Créez des listes selon les patients, les interventions ou la période.

Pour copier les détails de l’option historique dans la liste d’approvisionnement :
1) Cliquez sur le bouton « Copy to shopping list »;
2) Inscrivez le nom de la liste d’achats dans la fenêtre « New Shopping List »;
3) Cliquez sur le bouton « OK »;
4) ARUBA affichera un message pour confirmer que les articles ont été copiés.

• Les modalités et les conditions
• La politique de rendus
• Les messages d’accueil
• D’autres messages de Henry Schein Ash Arcona

Le bulletin d’information peut être affiché en double cliquant l’en-tête.

Pour imprimer un bulletin

1) Cliquez sur la commande « News Bulletin » au menu « What’s New ».
2) Cliquez sur une des vedettes sur la liste.
3) Cliquez sur « View ».
4) Cliquez sur « Print » dans la fenêtre « News Bulletin ».
5) Cliquez sur « OK » dans la fenêtre « Print ».

Pour imprimer :

1) Cliquez sur le bouton « Print ».
2) Cliquez sur le bouton « OK » de la fenêtre « Print ».